Qué es la ley de registro horario
La ley de registro horario obliga a toda empresa en España a anotar cada día la jornada de sus trabajadores: a qué hora empiezan y a qué hora terminan. No es una recomendación ni una buena práctica: es una obligación legal que se aplica a todas las empresas, tengan un trabajador o cien.
Nació con el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, no llevar el registro es una infracción que la Inspección de Trabajo puede sancionar.
Desde cuándo es obligatorio fichar
El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019. Antes de esa fecha solo existía la obligación de registrar las horas extra y la jornada de los contratos a tiempo parcial. Hoy aplica a la jornada completa de toda la plantilla.
A quién afecta
A prácticamente toda la plantilla por cuenta ajena. Da igual el tipo de contrato o el sector:
- Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial.
- Contratos indefinidos y temporales.
- Empresas de cualquier tamaño, incluidos autónomos con personal a su cargo.
Quedan fuera los trabajadores autónomos sin empleados, el personal de alta dirección y algunas relaciones laborales especiales con su propia norma.
Qué hay que registrar exactamente
La ley pide registrar, como mínimo, la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. En la práctica, un registro completo y a prueba de inspección incluye también:
- Las pausas que no computan como tiempo de trabajo.
- La identidad de cada trabajador en cada fichaje.
- El total de horas trabajadas, para poder compararlo con la jornada pactada.
Cuánto tiempo hay que guardar los registros
Los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si la Inspección los pide y no existen, la empresa tiene un problema. Por eso conviene guardar las horas en un sistema que las archive solo y permita descargarlas cuando haga falta.
Cómo cumplir la ley sin complicarte
La ley no obliga a usar un sistema concreto: vale desde una hoja de papel hasta un software. Pero el papel y las hojas de cálculo se pierden, se rellenan a posteriori y son difíciles de defender ante una inspección. Un sistema de fichaje digital resuelve esto porque:
- Guarda cada entrada y salida con su hora real, sin posibilidad de rellenarlo después.
- Conserva el histórico automáticamente durante los años exigidos.
- Genera los informes que la Inspección puede pedir con un clic.
Si estás valorando opciones, te ayudará nuestra guía sobre cómo elegir un software de fichaje.
Hacia el registro horario digital
La tendencia es clara: el registro horario va hacia lo digital y accesible en tiempo real. Está en marcha una reforma que busca que los registros sean interoperables y consultables directamente por la Inspección, además de más difíciles de manipular. Adelantarse y digitalizar el fichaje ahora evita tener que cambiar de sistema a contrarreloj más adelante.
Resumen
- Registrar la jornada es obligatorio para todas las empresas desde mayo de 2019.
- Hay que anotar al menos la hora de entrada y de salida de cada trabajador, cada día.
- Los registros se guardan 4 años y deben estar disponibles para la Inspección.
- No cumplir conlleva sanciones; lo vemos en la guía de sanciones por no fichar.
Esta guía es información general, no asesoramiento legal. Ante una duda concreta, consulta con tu asesoría laboral.